Pengantar : Uraian ini merupakan lanjutan edisi lalu, tentang Mengikuti Kontes. Dalam kesempatan ini diuraikan mengenai pentingnya administrasi pasca-kontes, dan uraian tentang award dan sarana penunjangnya. Selamat mengikuti !! (KUS)

C. Administrasi Pasca-kontes
1. Log Kontes

Setelah selesai dengan sebuah kontes, kita salin log kita ke dalam log sheet khusus, untuk nantinya dikirimkan kepada panitia penyelenggara. Apabila tidak ada log khusus, kita dapat membuat log sendiri yang berisi kolom-kolom. Di mana kita akan tuliskan unsur-unsur mana yang disyaratkan oleh peraturan kontes. Contest log disusun secara kronologis, sehingga patokan sorting adalah pada tanggal dan jam. Unsur tanggal seringkali tidak dibutuhkan, karena urutan waktu dengan sendirinya akan menunjukkan kronologi, misalnya kita tahu bahwa setelah pukul 23.59 selanjutnya 00.01, berarti QSO pada 00.01 terjadi pada hari berikutnya.

2. Check Sheet Duplikat

Bila QSO yang tertera dalam log melebihi jumlah tertentu biasanya peraturan kontes mengharuskan kita untuk melengkapi log dengan "duplicate checksheet" yang berisi kolom-kolom untuk callsign, tanggal/waktu, dan band. Dengan demikian, kita dapat melihat adanya duplikasi. Apabila ada duplikasi, kita harus memberikan tanda pada QSO susulan yang menimbulkan duplikasi, dan tidak menempatkan nilai nol pada perhitungan point maupun multiplier dalam contest log.

3. Summary Sheet

Setelah contest log dan duplicate checksheet siap, kita pindahkan jumlah perhitungan contest sheet ke dalam summary sheet, dan menuliskan juga score kita atas dasar rumus yang ditetapkan dalam summary sheet atau peraturan kontes. Dalam summary sheet, kita diminta mencantumkan :

- Nama stasiun, QTH, alamat pos, dan negara
- Klasifikasi kontes yang diikuti
- Daftar nama call sign, apabila klasifikasi adalah multi operator
- Perangkat dan daya yang dipakai sewaktu kontes
- Pernyataan yang menyebutkan kita mengerti peraturan kontes, dan semasa kontes kita telah mengoperasikan stasiun sesuai dengan batasan lisensi yang dimiliki

Setelah semuanya selesai kita buat foto kopi untuk dokumentasi, dan berkas lengkap kita kirimkan kepada panitia penyelenggara kontes. QSO yang telah kita dapatkan dalam kontes kemudian kita olah, agar strukturnya sesuai dengan QSO kita yang lampau, baik QSO sehari-hari maupun QSO kontes, agar kompatibilitas tersebut dapat bermanfaat sebagai data base, yang mendukung kita dalam administrasi log dari QSL di kemudian hari.

Award dan Sarana Penunjangnya

Sebelum kita mengajukan aplikasi atas sebuah award, kita tentu harus memeriksa modal apa yang kita punyai, terutama jumlah QSL, di samping peraturan pengajuan award sendiri. QSL yang baik penyimpanannya adalah diatur menurut kelompok negara. Dan apabila kita punya waktu lebih, masing-masing QSL dalam kelompok negara itu, kita urutkan menurut prefiks atau call area-nya. Bagaimanapun rapinya kita menyimpan QSL, kalau log kita tidak teratur, juga tidak banyak sumbangannya dalam mempermudah pengajuan award.

Dewasa ini, dengan perkembangan dunia komputer dan software-nya, sebaiknya kita manfaatkan komputer untuk membantu manajemen atas log dan QSL kita. Dengan bantuan peralatan tersebut, evaluasi atau persiapan untuk pengajuan sebuah award akan makan relatif kecil, sehingga mungkin akan memacu kita untuk mencoba memeriksa kemungkinan pengajuan award-award lainnya. Sebelum kita masuk lebih lanjut dalam pembahasan award, sebaiknya kita mengenal beberapa istilah dalam dunia award ini.

Application form : formulir khusus yang dibutuhkan untuk diisi dalam pengajuan sebuah award. Apabila penyelenggara tidak menentukan dipakainya formulir khusus, kita dapat memakai GCR (General Certification Rule) form. Form-K yang diterbitkan oleh ORARI Pusat adalah jenis GCR form

Endorsement : langkah untuk meng-up grade award yang sudah kita miliki, misalnya dengan cara mengajukan up grading, dengan pembuktian perolehan QSL dari negara lain, di luar yang pernah diserahkan sewaktu kita mengajukan award standar DXCC

Verifikasi : penelitian kebenaran pengisian form aplikasi, dan bukti pendukung biasanya kartu kartu QSL

Checker : orang yang ditunjuk oleh penyelenggara award untuk mewakili dalam masalah verifikasi. Bila verifikasi beres checker akan membubuhkan tanda tangan pada form aplikasi, mengembalikan QSL kepada pemohon, dan meneruskan permohonan berikut biayanya kepada penyelenggara award

Greenstamp : istilah untuk uang kertas 1 Dollar Amerika

IRC : International Reply Coupon, berbentuk kupon yang dapat ditukarkan dengan biaya untuk mengirim surat dengan batasan tertentu. Penilaian IRC berbeda dari negara yang satu ke negara yang lain. Di Indonesia, harga IRC adalah Rp 2.500 (sebelum kurs Dollar naik), sedangkan di Jepang 150 Yen

SASE : Self Addressed Stamped Envelope, amplop yang telah kita bubuhi dengan alamat kita sebagai alamat kirim, serta perangko secukupnya, agar amplop tersebut siap dipakai untuk dikirim balik kepada kita.